【シミュレーション】広島市の文具店がDXで売上130%増！費用対効果で見る業務改革の決定版

「このまま手作業での管理を続けていたら、間違いなく先細りになってました」

広島市中区で創業50年を迎えましてY文具店の山田店主は、昨年末の状況をそう振り返ります。

 

1. 老舗文具店が決断した経営の岐路 

 

1-1. 店舗プロフィール 

• 所在地：広島市中区の商店街
• 従業員：正社員3名、パート2名
• 年商：8,000万円
• 顧客構成：法人70%、個人30%
• 商品数：約5,000点
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1-2. 競争激化による経営環境の変化 

 

「創業50年近い関係があっても、時代の変化には勝てない。そう感じ始めたのは2023年後半からでした」と山田氏は当時を振り返ります。

徒歩圏内への大手文具チェーン２店舗の出店に加え、コロナ禍以降の顧客のオンラインショッピング利用増加により、従来の営業スタイルが通用しなくなっていました。

 

2.ワイズビズサポートナビとの出会いで見えた課題

 

2-1. 分析で浮き上がった3現状の課題 

 

「ワイズビズサポートナビの無料相談では、まず問題ない現状分析を行いました。数字として示されると、これまで見えていなかった課題が明確になりました」

 

①属人的な在庫管理による損失

• 勝手による機会損失：年間約300万円
• 過剰在庫による資金圧迫：平均在庫額1,200万円
• 非効率な棚卸作業：毎月2日間×3人体制
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②手作業による受発注業務の負担 

• 受発注処理時間：月間80時間
• 伝票処理時間：週12時間
• データ入力ミス：月平均5件の再処理
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③未活用の顧客データ

• 紙ベースの顧客管理：約2,000社分
• 低いリピート率：25%（業界平均35%）
• 形状骨格化した定期発注：年1回の見直しのみ
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2-2. 課題解決に向けた具体的な数値目標 

 

ワイズビズサポートナビとの協議により、以下の具体的な改善目標を設定しました：

 

• 在庫回転率：0.8回転→2.0回転/月
• 受発注業務時間：80時間→30時間/月
• リピート率：25%→40%以上

 

 

3. DX導入への投資判断と具体的な示唆

 

3-1. 初期内部投資文と投資回収計画 

「正直、150万円という投資額には最初は戸惑いました」と山田氏。 しかし、ワイズビズサポートナビから示された投資回収シミュレーションは明確でした。

 

投資金額の内訳 

• POSレジシステム導入：65万円
• 在庫管理システム：45万円
• 顧客管理システム：40万円
• 単独運用コスト：5万円
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「驚いたのは、投資回収期間の短さです。従来の業務ロスを数値化すると、年間で約1,000万円ものコストが発生していたことが判明したんです」（山田氏）

 

3-2. 段階的な導入プロセス 

 

ワイズビズサポートナビは、現場の混乱を最大限に生かすため、3段階の導入プロセスを提案しました。

 

Phase1：基盤構築（1～2ヶ月目）

 

• POSレジの導入と従業員研修
• 基本的な在庫データの移行
• 新旧システムの並行運用
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「特に先生たのは、従業員への研修プログラムです。高齢者のスタッフも、2週間で基本業務をマスターできました」（店長：田中氏）

 

Phase2：業務改善（3～4ヶ月目）

 

• 自動発注システムの稼働開始
• 顧客データベースの本格運用
• 業務フローの最適化
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「発注業務が自動化されただけで、私の業務時間は半分近く減りました」（仕入れ担当：佐藤氏）

 

Phase3：活用促進（5～6ヶ月目）

 

• データに基づくプロモーションの実施
• 顧客別の購買分析開始
• さらなる業務効率化の追求
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4. 具体的な改善効果と現場の変化 

 

4-1. 数値で見る主な改善効果 

 

• 在庫回転率：0.8回転→2.0回転/月に改善
• 発注業務時間：月80時間→25時間に削減
• リピート率：25%→45%に向上
• 売上高：いずれも比130%に増加
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4-2. 現場スタッフの声

「最初は不安でしたが、今では『あの時の決断は正しかった』と自信を持っています。接客時間も多く、お客様との会話も増えました」（店長：田中氏）

 

 

5.導入時の課題と具体的な解決策 

 

5-1. 決断した3つの主要課題 

 

①従業員の抵抗感 

「年配のスタッフから『今までのやり方で十分』という声がありました」と山田氏は振り返ります。

 

ワイズビズサポートナビによる解決策：

• 1対1の丁寧な研修実施
• 操作マニュアルの写真付き作成
• 休憩時間を利用した少人数練習会
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②データ移行の不安 

「2,000社を超える顧客データの移行に、最も心配になりました」（田中店長）

解決策：

• 移行前の無視なデータクリーニング
• 休業日を利用した段階的移行
• ワイズビズサポートナビによる24時間体制のサポート
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③新旧システムの切り替え 

「営業を止めて、システムを維持する必要がありました」

解決策：

• 2週間の自主運用期間の設定
• エラー発生時の緊急対応マニュアル整備
• バックアップ体制の確立
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5-2. 予想外の効果 

 

「思いぬ効果もありました」と山田氏は笑顔で語ります。

• 若手社員の積極的な提案が増加
• 顧客からのオンライン注文の要望に対応可能に
• 営業時間外の発注業務が激減

 

 

6. 他業種への応用可能性 

 

6-1. 業種別の活用ポイント

「このような改革は、文具店に限らず、多くの業種で応用できます」とワイズビズサポートナビのコンサルタントは指摘します。

 

小売業全般 

• 在庫管理の自動化
• 顧客購入データの活用
• 発注業務の効率化
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サービス業 

• 予約管理システムへの応用
• 顧客関係管理の強化
• 業務の標準化