【実践ガイド】中小企業の電子帳簿保存法対応|広島で成功した事例と対策

はじめに
 

2022年の電子帳簿保存法改正により、すべての事業者に電子取引データの電子保存が義務付けられました。特に広島・呉市の中小企業にとって、この法改正への対応は避けて通れない課題となっています。
 

「うちにはIT担当者がいない」「導入コストが心配」「ベテラン社員がデジタル化についていけるか不安」といった声をよく耳にします。しかし、適切な方法で対応すれば、IT専任者がいない中小企業でも無理なく電子帳簿保存法に対応し、むしろ業務効率化やコスト削減のチャンスに変えることができるのです。
 

本記事では、広島・呉市の中小企業経営者向けに、電子帳簿保存法の基本から具体的な対応方法、地元企業の成功事例まで、実践的な情報をお届けします。
 

電子帳簿保存法とは？基本知識の整理
 

改正のポイントと対応すべき3つの分野
 

電子帳簿保存法は正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、2022年1月の改正で大きく変わりました。中小企業が理解すべき対応分野は主に3つあります。
まず「電子取引データの保存」は最も重要で、取引先とメールやクラウドサービスでやり取りした請求書・領収書などの電子データを、印刷せずに電子保存する義務があります。
次に「電子帳簿等保存」として、会計ソフトなどで作成した帳簿・書類を電子的に保存する方法があります。
そして「スキャナ保存」は、紙の書類をスキャンして電子保存する場合のルールです。
 

特に「電子取引データの保存」は、2023年12月31日まで宥恕措置（ペナルティの猶予）がありましたが、2024年1月以降は本格適用となっています。2024年から2025年にかけては、税務調査でも重点的にチェックされる可能性が高く、早急な対応が必要です。
 

対応遅れが招く3つのリスク
 

1. 取引停止のリスク
 

広島の製造業や部品メーカーで実際に起きている事例として、取引先（特に大手企業）から「電子帳簿保存法に対応していない企業とは取引できない」と通告されるケースが増えています。取引先からの信頼を失い、最悪の場合は取引停止になる可能性もあるのです。
 

2. 税務調査での不利益
 

法令に従った電子保存ができていない場合、税務調査で「青色申告の承認取消し」や「重加算税」などのペナルティを受けるリスクがあります。特に「電子取引データの保存」は、今後の税務調査で重点的にチェックされる項目と言われています。
 

3. 業務効率化の機会損失
 

電子帳簿保存法対応は単なる「法対応」ではなく、業務効率化の絶好のチャンスです。紙の書類管理や手作業の経理業務に時間を取られている状態を放置することで、本来得られるはずだった業務効率化やコスト削減の機会を逃してしまいます。
 

広島の中小企業でも実現可能な導入ステップ
 

Step1: 現状分析と対応範囲の決定
 

まずは自社の現状を冷静に分析しましょう。どのような電子取引（メールやクラウドでのやりとり）があるか、紙の書類と電子データの比率はどうなっているか、会計処理や経理業務のボトルネックは何かなどを確認します。広島・呉市の多くの中小企業では、まずは「電子取引データの保存」から着手し、段階的に範囲を広げる方法が最も成功率が高いと言えます。
 

Step2: 適切なツール選定
 

電子帳簿保存法対応ツールは多数存在しますが、中小企業にはシンプルな操作性で導入研修の負担が少ないもの、サポート体制が充実しているもの、補助金対象となっているもの、そして既存の業務フローに大きな変更がないものを選ぶことをお勧めします。特にクラウド会計ソフト（freeeなど）は、電子取引データの保存機能も備えており、中小企業にとっては導入のハードルが低いソリューションと言えます。
 

Step3: 社内フローの構築
 

新しいツールを導入しても、社内の業務フローが整備されていなければ混乱を招きます。電子データの受領から保存までの流れを明確にし、各担当者の役割分担の明確化、例外的なケースの対応方法の決定などを行います。社内フローの構築においては、実務を担当する現場の意見を取り入れることが重要です。特に広島・呉市の製造業など、ベテラン社員が多い業種では、現場の声を聞きながら無理のない導入を進めることがポイントです。
 

Step4: 運用体制の確立
 

導入後のフォローアップも成功のカギです。定期的な運用状況の確認、問題点の早期発見と対策、社内研修の継続的実施などが必要です。特に導入初期の3ヶ月間は手厚いサポートが必要です。外部の専門家によるサポートを活用することで、スムーズな移行が可能になります。
 

IT担当者不在でも安心の電子帳簿保存法対応方法
 

外部サポートの活用
 

広島・呉市の中小企業の多くはIT専任者がいませんが、それでも対応は可能です。地元の専門サポート会社の活用、顧問税理士や会計事務所のアドバイス、商工会議所の相談窓口の利用など、外部の力を借りることで専門知識の不足を補えます。特にfreeeなどのクラウド会計ソフトの認定アドバイザーは、導入から運用までをトータルでサポートしてくれるケースが多いため、IT担当者不在の企業には心強い味方となります。
 

使いやすいクラウドツールの選び方
 

IT専任者がいない場合は、特に使いやすさを重視したツール選びが重要です。直感的な操作が可能なインターフェース、スマホアプリで外出先でも操作可能、自動化機能が充実しているものなどが望ましいでしょう。広島の中小企業では、「紙と同じ感覚で使える」「大きな文字で見やすい」など、ベテラン社員でも抵抗感なく使えるツールを選ぶことが成功のポイントとなっています。
 

従業員教育のポイント
 

新しいシステムの導入では、従業員の理解と協力が不可欠です。少人数制のハンズオン研修、マニュアルの整備と活用、操作に不安のある社員へのフォロー体制などを整えましょう。「一度に全てを覚える必要はない」という安心感を与え、段階的に機能を覚えていく方法が効果的です。特に広島・呉市の製造業など、ベテラン社員が多い業種では、この点に配慮した導入計画が重要となります。
 

コスト削減に役立つ補助金活用術
 

IT導入補助金の活用方法
 

電子帳簿保存法対応ツールの導入には、IT導入補助金が活用できます。中小企業・小規模事業者を対象に、最大1/2（上限額450万円）の補助率で、ソフトウェア購入費や導入関連費などが対象となります。特に「デジタル化基盤導入枠」では、会計ソフト・受発注ソフト・決済ソフト・ECソフトの導入費用を対象としており、電子帳簿保存法対応と業務効率化を同時に進めるチャンスとなっています。
 

広島県の中小企業向け補助金
 

広島県独自の支援策も活用できます。「広島県中小企業DX推進補助金」（補助率2/3、上限300万円）や「DXアドバイザー派遣事業」（無料・年間5回まで）などがあります。これらの県独自の支援策と国のIT導入補助金を組み合わせることで、実質的な負担を大幅に軽減できる可能性があります。
 

広島市の製造業A社の成功事例
 

※以下は架空の事例ですが、広島市の製造業における典型的な課題と解決策をシミュレーションしています。
 

課題と導入前の状況
 

広島市安佐南区の金属加工業A社（従業員15名）では、請求書や発注書など紙書類の管理に月40時間以上を費やし、取引先から電子インボイス対応を求められていました。

また社内にIT担当者がおらず、平均年齢50歳超で社員のIT知識に不安があるという課題を抱えていました。
 

採用したソリューション
 

A社は段階的アプローチで対策を実施しました。

第1段階としてクラウド会計ソフト（freee）の導入と電子取引データの保存対応を行い、第2段階で受発注システムとの連携による業務自動化、第3段階では経営分析ダッシュボードの活用へと進みました。

特に重視したのは、社員への丁寧な研修とサポート体制の構築でした。導入後3ヶ月間は週1回の訪問サポートを受け、社員のIT不安を解消していきました。
 

導入後の効果
 

導入から6ヶ月後、A社では請求書処理時間が月40時間から15時間へ63%削減され、書類検索時間が平均15分から30秒へと97%短縮されました。

また書類保管スペースが60%削減され、月次決算の締め作業が7日から3日へ短縮されるなどの効果が現れました。「IT担当者がいなくても、自社のペースで着実に進めることができました。

むしろ書類管理が楽になり、本来の業務に集中できるようになったことが一番の効果です」とA社の社長は語っています。
 

まとめ：電子帳簿保存法対応で業務効率化とコスト削減を同時に実現
 

電子帳簿保存法対応は、法令遵守という「守り」の側面だけでなく、業務効率化やコスト削減という「攻め」の経営改善にもつながります。

 

広島・呉市の中小企業にとって重要なのは、段階的に進めること、専門家のサポートを活用すること、そして各種補助金を活用して初期投資の負担を軽減することです。

電子帳簿保存法への対応は、もはや「やるか、やらないか」ではなく「どのように効果的に進めるか」の時代です。本記事で紹介した方法を参考に、ぜひ自社に最適な方法で電子帳簿保存法対応を進めてみてください。

 

まずは気軽に無料相談からスタートすることをお勧めします。広島・呉市の地域事情に精通した専門家が、貴社の状況に合わせた具体的なアドバイスを提供いたします。

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