「経理のAさんが辞めたらどうしよう…」その不安を解消する社長の決断 3選

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社長、今、こんな不安を抱えていませんか？

「ウチの経理は、ベテランのAさんに任せきりじゃ」

「もしAさんが、病気や介護、退職で急におらんようになったら…」

「請求書の発行も、給与の支払いも、全部止まってしまうんじゃないか？」

その不安、夜も眠れないほど、痛いほど分かります。
 

はじめまして。

元・経理部長で、中小企業の「社外No.2」として財務を支える、檜和田知之（ひわだ ともゆき）です。

私自身、27年間、経理と業務改善の現場にどっぷり浸かってきました。

その中で、「この人がいなくなったら、ウチの経理は絶対に回らん」という、背筋が凍るような怖い状況を何度も、何度も見てきました。
 

経理業務が特定の人に集中してしまう「属人化」。

これは、決してそのAさんのせいではありません。

Aさんは、社長が現場で戦っている間、ずっと一人で会社の「金庫番」を守り続けてくれた、一番の功労者です。
 

この「属人化」という、会社に静かに潜む見えない爆弾を解除する。

そして、功労者であるAさんが安心して休める、Aさんがいなくても会社がビクともしない仕組みを作る。

それこそが、会社と、従業員とその家族の生活を守る、社長の最も大事な仕事の一つだと、私は断言します。

「理屈は分かる。でも、ITや難しいことは苦手じゃ」

「何から手をつければええんか、サッパリ分からん…」

大丈夫です。
 

この記事では、ITや難しい専門用語が苦手な社長でも、「これならワシにもできる」と思っていただけるよう、属人化を解消するために、社長が今すぐやるべき「3つの決断」に絞って、具体的にお伝えします。

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なぜ「Aさんじゃなきゃダメ」な会社になってしまうのか？

 

「ウチはAさんにおんぶに抱っこじゃけぇ」と、社長は笑うかもしれません。

しかし、その「属人化」が起こる原因は、Aさんの能力が高いから…だけではないんです。

多くの中小企業で、社長自身が気づかないうちに、知らず知らずのうちに、その「土壌」を作ってしまっているケースがほとんどです。

 

1. 「今までこれで回っとったけぇ」という”聖域”化

 

一番多いのがこれです。

長年、Aさんが築き上げてきたやり方。

「Aさんに任せておけば大丈夫」という日々の安心感が、逆に経理業務を”聖域”にしてしまいます。

社長自身も、「経理のことは、数字も細かいし、よう分からん」と、中身をしっかり見るのを後回しにしていませんか？

Aさんも、「社長は忙しいから」と、あえて報告しない。

この「良かれと思って」のすれ違いが、経理をブラックボックスにしてしまうんです。

 

2. 社長が「外回り」と「現場」で忙しすぎること

 

中小企業の社長は、会社のトップ営業マンであり、一番の職人でもあります。

日中は現場を走り回り、夕方は見積書作成、夜は会合…。

新規の仕事を取ってくること、目の前の仕事を回すことに忙殺され、会社の「中」、特にお金を守る「経理の仕組み」づくりにまで、どうしても手が回らない。

これは、真面目で、誰よりも会社のために頑張っている社長ほど陥りがちな、深刻なワナです。

 

3. 「ウチみたいな小さな会社に、システムは無理」という思い込み

 

「新しい会計ソフトなんて、導入するだけで何十万もかかるんじゃろう？」

「Aさんもワシも、パソコンは苦手じゃし、覚えられる気がせん」

そんな不安から、いまだに手書きの台帳や、FAXでの受発注を続けていませんか？

その「昔ながらの非効率な作業」が、Aさんの経験とカンでしか回せない状況を、さらに強固にしてしまっているのです。

この「Aさん任せ」の状態を放っておく。

それは、Aさんが辞めた瞬間に「入金も支払いも止まる」という業務停止のリスクだけではありません。

万が一の計算ミスや、あってはならないことですが、不正が起こったとしても、誰も気づくことができないという、経営上の重大なリスクを抱え続けることになるのです。

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社長が今すぐやるべき「3つの決断」

 

「もう、脅さんといてくれ。分かっとるんじゃ」

「じゃけぇ、何から手をつければええんじゃ…」

その声に、今からお応えします。

安心してください。

難しいITの知識は要りません。高価なシステムも、今はまだ不要です。

必要なのは、社長の「たった3つの決断」だけです。

 

決断1：【知る】Aさんの仕事を「全部見えるようにする」と決める

 

最初の決断は、「マニュアルを作れ」と指示することではありません。

社長が「知る」ことです。

いきなり「やり方を全部書き出せ」と言っても、Aさんは「ワシ、何か疑われとるんじゃろうか…」と不安になってしまいます。

そうではありません。

まずは社長が、Aさんに素直にお願いすることから始めましょう。

「Aさん、いつも本当に助かっとる。ありがとう」

「ただ、ワシも社長として、Aさんが毎日・毎月、何をやっとるのか、会社を守るためにちゃんと知っておきたいんじゃ」

「このノートに、Aさんがやっとる仕事を全部書き出してくれんか？」

こう切り出してください。

やること：

ノートを1冊用意します。

そこに、「毎日の仕事」「毎週の仕事」「毎月の仕事」「毎年1回だけの仕事」の4つに分けて、Aさんに思いつくまま書き出してもらいます。

（例：毎日の仕事）

・FAXで来た注文書を、手書きの台帳に転記する

・〇〇銀行に行って、入金を確認する

（例：毎月の仕事）

・毎月20日に、請求書を手分けして封筒に入れる

・毎月25日に、給与計算をして、ネットバンクで振り込む

・毎月月末に、〇〇さんと〇〇さんに支払う

コツ：

ここでの一番大事なコツは、「Aさんを責めるのが目的じゃない」と、社長の想いをしっかり伝えることです。

「これは、Aさんを疑っとるわけじゃない。Aさんに万が一のことがあった時、会社が止まらんようにするため。そして何より、Aさんが安心して有給を取ったり、休んだりできるようにするためなんじゃ」

この一言があるだけで、Aさんの受け取り方は全く変わります。

私が昔、経理部長として再建に入った会社でも、まずこの「全部書き出し」から始めました。

すると、どうでしょう。

「あれ、この作業、もう取引先もやめとるのに、ウチだけやっとった」

「ここの入力、こっちとこっちで二重になっとる」

というような、「ムダ」や「非効率」という「宝の山」がザクザク見つかるんです。

まずは「知る」こと。これが全てのスタートです。

 

決断2：【守る】「Aさん以外の人でもできる」仕組みを作ると決める

 

2つ目の決断は、Aさんの「頭の中」と「経験」を、会社の「財産」に変えることです。

Aさんを守るため、会社を守るための「仕組み」を作ると決断してください。

「マニュアル」というと、分厚いファイルブックを想像して、Aさんも社長もウンザリするかもしれません。

そんな立派なものは要りません。

やること：

決断1で書き出した作業のうち、特に「止めると会社が即死する」重要な作業から手をつけます。

例えば、「ネットバンクでの支払い」や「給与計算ソフトの操作」です。

Aさんが操作するパソコンの画面や、手書きの台帳を、社長が横で「スマホで写真を撮る」だけです。

「①まず、このボタンを押すんじゃね」

「②次に、ここの数字を入れる、と」

その写真に、手書きでメモを書き加える。

それを印刷してホチキスで留めれば、世界に一つだけの、御社専用の、誰でもできる「手順書」の完成です。

ワードやエクセルなんて、使う必要は一切ありません。

コツ：

なぜ、これが効果的か。

それは、Aさんにとっても「これならできる」と思えるからです。

パソコンが苦手なAさんに「ワードでマニュアル作って」と頼むのは酷です。

スマホで写真を撮るだけなら、社長でも、他のパートさんでもできます。

この「写真付き手順書」が1冊あるだけで、Aさんが急にインフルエンザで1週間休んでも、社長や他の従業員が、それを見ながら「最悪の事態（支払いが止まる！）」を防ぐことができます。

これは、Aさんを「休めない」というプレッシャーから解放し、守ることにも繋がるのです。

 

決断3：【任せる】「社内でやらなくて良い仕事」を決めると決める

 

最後の決断は、「全部を自社でやるのをやめる」と決めることです。

Aさん一人に、あるいは社内の限られた人数で、全部を抱え込む必要はもうありません。

社長は「任せる」ことを決断してください。

やること：

決断1で書き出したリストを、もう一度Aさんと一緒に眺めてみてください。

そして、社長が仕分けをします。

1. これは、Aさんじゃなくても、パートのBさんでもできる仕事

2. これは、どうしてもAさんの経験が必要な仕事

3. これは、いっそ外のプロに任せた方が早いし確実な仕事

この「3」を見つけることが、社長の決断です。

コツ：

例えば、「給与計算」や「社会保険の手続き」「年末調整」。

これらは、毎月、毎年必ず発生するくせに、法律や保険料率がコロコロ変わる、非常に神経を使う面倒な作業です。

Aさんは、本業の「お金の管理（資金繰り）」をしながら、この面倒な作業も片手間でやっていませんか？

こういう「専門知識が必要な定型作業」こそ、私のような経理のプロや、社労士さんに「アウトソーシング（外に任せる）」する一番の候補です。

事例：

呉市で建設業を営むB社様（仮名）も、まさにそうでした。

長年連れ添った奥様が経理を一人で切り盛りし、現場の職人さん10人分の給与計算から社会保険まで、すべてを担っておられました。

社長は「奥さんが倒れたら会社が終わる」と、私にご相談に来られました。

社長が決断され、まず「給与計算」と「社会保険手続き」だけを、私どもに任せてくださった。

その結果、どうなったか。

奥様は「毎月25日前の、一番神経を使うピリピリした作業から解放されて、本当にホッとした」と喜んでくださった。

そして社長も、「カミさんが元気になったし、空いた時間で、今まで手付かずだった『資金繰り表』を一緒に作れるようになった」と、二重のメリットを感じておられます。

※これは特定の企業様を想定した架空の事例です。

Aさんにしかできない「コア業務」（例えば、取引先との入金交渉や、社長のための資金繰り分析）に集中してもらうためにも、Aさんじゃなくてもいい仕事は、勇気を持って手放す。

この決断が、会社を次のステージへ進ませます。

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【まとめ】「Aさんが辞めたら…」その不安は、社長の決断で解消できます

 

「経理のAさんが辞めたらどうしよう…」

その、社長の胸に突き刺さった重い不安を解消する第一歩は、高価なシステム導入ではありません。

ましてや、Aさんを責めることでは断じてありません。

社長が、今、決断することです。

1. 【知る】

   Aさんの仕事を「全部見えるようにする」と決める。

2. 【守る】

   Aさん以外でもできる「手順書（スマホ写真でOK）」を作ると決める。

3. 【任せる】

   給与計算など「プロに任せる仕事」を決めると決める。

この「3つの決断」を、社長がご自身の口からAさんに、想いと共に伝えること。

そこから、すべてが始まります。

「ウチの場合は、具体的にどこから手をつければ…」

「Aさんに、どう切り出せばいいか、やっぱり分からん」

もし社長が、その第一歩を一人で踏み出すことにためらいを感じておられるなら、ぜひ一度、私、檜和田にご相談ください。

元・経理部長として、そして社長の「社外No.2」として、Aさんとの大切な関係性も絶対に壊さないよう、御社に一番合った「属人化解消」の具体的な第一歩を、一緒に見つけ出します。
 

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