元経理部長が伴走】「ベテランが辞めたら終わりじゃ…」と悩む広島の二代目社長へ。手書き・FAX業務から卒業するための、会社のルールブックの作り方

「親父の代から続くこの会社を、俺の代で潰すわけにはいかん…でも、一体何から手をつければええんじゃ…」

広島・呉の地で、誠実に事業を続けてこられた二代目社長様。あなたは今、一人でこんな悩みを抱え、眠れない夜を過ごしているのではないでしょうか？

• 「うちの味を知り尽くしたベテラン職人が引退したら、この品質を守れる人間がおらんようになるかもしれん…」

• 「新しい受発注システムを導入したい。でも、長年やり方を変えていないベテラン社員たちの反発が怖くて、結局いつもの電話とFAXから抜け出せんのじゃ…」

• 「売上は立っとるし、利益も出とるはず。じゃけど、なんで手元にお金が残らんのじゃろうか…」

その、言葉にならないモヤモヤとした不安。毎日、汗水たらして現場に立ち、従業員の生活を守るために奔走している社長だからこその、重いプレッシャーだと思います。

もし、これらの悩みの根っこが、会社に明確な「ルール」がないことにあるとしたら、どう思われますか？

こんにちは。ワイズビズサポートナビの檜和田知之と申します。私はこれまで27年間、経理部長やコンサルタントとして、多くの中小企業の資金繰りや業務改善に携わってきました。

断言します。会社を縛り付けるための「規則」ではなく、社長の想いと社員の未来を繋ぐ「未来設計図」としてのルールブックさえあれば、あなたの会社の悩みは、解決に向けて大きく動き出します。

この記事では、私が現場で実践してきた、ベテラン社員を一番の味方に変え、会社を強くする「未来設計図」の具体的な作り方を、5つのステップで分かりやすくお伝えします。もう一人で悩むのは、今日で終わりにしましょう。

 

【原因分析】なぜ、あなたの会社は変われないのか？中小企業がルール作りでつまずく3つの“思い込み”

 

「ルールなんて、なくても今までやってこられた」。そう思われる気持ちも、痛いほど分かります。しかし、その「思い込み」こそが、変化を妨げ、社長自身を苦しめているのかもしれません。

 

思い込み1：「ルールで縛るのは、家族同然の社員に申し訳ない」という“情”

 

先代社長から「会社は家族じゃ」と教えられてきた社長様も多いでしょう ¹。その想いは、何よりも尊いものです。しかし、その“情”が、時として「言わなくても分かるだろう」という“なあなあな関係”を生んでしまうことがあります。

「あの人はベテランだから、やりやすいようにやってもらおう」「パートさんだから、ここまでお願いするのは酷だろう」。その優しさが、結果的に業務の属人化を招き、特定の誰かがいないと仕事が回らない状況を作り出しているのです。

ルールがないことで、新しく入った若手は「何を見て学べばいいか分からない」と戸惑い、成長の機会を失っているかもしれません。

 

思い込み2：「今までこのやり方でやってこられた」という“過去の成功体験”

 

あなたの会社には、先代が築き上げた素晴らしい歴史と成功体験があります。しかし、原材料費は上がり続け、得意先への値上げ交渉は簡単には進まない。時代は常に変化しています。

「今までこのやり方で大丈夫だった」という経験は、会社の財産であると同時に、変化への対応を遅らせる足かせにもなり得ます。過去の成功体験に固執するあまり、非効率な手書きの在庫管理やFAXでの受発注が、見えないコストとして利益を圧迫していることに、気づきにくくなっているのです 。

思い込み3：「ルール作りは、分厚い書類を作る面倒な作業だ」という“誤解”

 

「ルールブック」と聞くと、法律の専門家が作るような、難しくて分厚い「就業規則」をイメージされるかもしれません。もちろん、法律で定められた就業規則は重要です。

しかし、今回私がお伝えしたいのは、そういった堅苦しいものではありません。

会社の“お宝”を明文化し、みんなで共有するための、A4用紙一枚から始められるシンプルなものです。「うちみたいな小さな会社がやっても…」 と思う必要は全くありません。むしろ、小回りの利く中小企業だからこそ、効果は絶大なのです。

【具体的解決策①】発想の転換：ルールブックは会社の“宝”を守るための「未来設計図」

 

まず、一番大切なことからお伝えします。

ルール作りは、社員のできていない部分を指摘する「減点法」の活動ではありません。あなたの会社が持つ素晴らしい価値、つまり“宝”を、社員みんなで再発見し、未来永劫守っていくための「加点法」の活動です。

ベテラン社員の頭の中にある「秘伝のタレの配合」や「機械の微妙な調整方法」。それは、他の誰にも真似できない、あなたの会社の“宝”そのものです。ルールブック作りとは、その“宝”を「個人の経験」から「会社の公式な財産」へと昇華させる作業なのです。

ここで、私が以前ご支援した、ある会社の事例をお話しさせてください。（※守秘義務のため、内容は一部変更しています）

【架空事例】呉市の食品加工会社「カモメフーズ」の奇跡

従業員20名ほどの「カモメフーズ」のB社長も、あなたと同じように悩める二代目でした。特に、創業時から会社を支えてきた職人頭のAさんの処遇に頭を痛めていました。Aさんの腕は天下一品ですが、やり方を変えることを極端に嫌い、若手が新しい提案をすると「昔はこうじゃった！」と一喝。社内の空気は常にピリピリしていました。

B社長は、私と一緒に「ルールブック作り」に着手しました。ただし、「会社のルールを作る」とは言いませんでした。

「Aさん、今度、うちの会社の歴史を本にしようと思うんです。Aさんが若い頃に苦労した話や、この味を完成させるまでの秘話、ぜひ聞かせてください。それが会社の宝なんで」

最初は渋っていたAさんですが、「宝」という言葉と、自分の経験を尊重する社長の姿勢に、少しずつ心を開いてくれました。若手社員が聞き手となり、Aさんの武勇伝をパソコンでまとめていくうちに、それはいつしか最高の技術マニュアルへと変わっていきました。

ある日、若手社員がそのマニュアルを見て作った製品を、Aさんが黙って味見し、「…まあ、悪くない」とポツリと呟いたそうです。その日から、Aさんは若手に自ら教えるようになり、社内の雰囲気が劇的に改善されました。

結果、業務が標準化され、B社長は職人仕事から解放されました。そして、ずっとやりたかった新商品の開発に専念できるようになり、その商品はヒットを記録。会社の売上は、わずか1年で120%を達成したのです。

これは、特別な話ではありません。ルール作りへの「発想」を少し変えるだけで、あなたの会社にも起こりうることなのです。

 

【具体的解決策②】27年のプロが伝授！明日からできる「未来設計図」5つの作成ステップ

 

「よし、うちもやってみようか」。そう思ってくださった社長様のために、明日から、いや、今日からすぐに始められる具体的な5つのステップをご紹介します。専門家や難しいツールは一切不要です。

 

ステップ1：【宝探し】ベテラン社員と「わが社の守るべきもの」を語り合う

 

まずやるべきことは、新しいルールを作ることではありません。「わが社の変わらない価値＝宝」は何かを、一番の功労者であるベテラン社員と一緒に再確認することです。

社長室に呼び出す必要はありません。現場で一緒に汗を流しながら、あるいは、お昼のお弁当を食べながら、こう切り出してみてください。

「〇〇さん、うちの会社で、これだけは絶対に守らにゃいけん、一番大事なことって何ですかね？」

この質問に、ベテラン社員はきっと誇らしげに答えてくれるはずです。その言葉こそが、あなたの会社の未来設計図の「前文」になります。

 

ステップ2：【見える化】「なんでウチは金が残らんのじゃ…」を解明する業務の棚卸し

 

次に、「いつまで手書きとFAXなんじゃろうか…」という業務の非効率と向き合います 。これも、難しい分析は不要です。

事務所のホワイトボードの前に、経理担当の奥様や、パートさん、若手社員に集まってもらいましょう。そして、お客様から注文の電話が入ってから、請求書を発行してお金が振り込まれるまでの流れを、みんなでワイワイ言いながら書き出してみるのです。

「FAXで受けた注文書、誰がパソコンに打ち込んどる？」

「在庫の数は、毎朝、手書きで台帳に書いとるねぇ」

そうやって業務を「見える化」するだけで、「あ、ここの手間、もしかして無くせるんじゃない？」という改善のヒントが、現場の社員から自然と出てくるはずです。

 

ステップ3：【マニュアル化】“秘伝のタレ”のレシピを最初の1ページにする

 

いよいよ、最初のルールを作ります。一番のオススメは、ベテラン職人さんに先生役になってもらい、若手社員が生徒役となって、何か一つの作業マニュアルを作ることです。

それは「秘伝のタレのレシピ」でもいいし、「機械の正しい清掃手順」でも構いません。ポイントは、若手にスマホで写真を撮らせながら、聞いたことをメモさせること。そして、出来上がったマニュアルを職人さんに見せて、「先生、これで合ってますか？」と確認してもらうのです。

自分の技術が、会社の公式な財産として形になる。この経験は、ベテラン社員のプライドを大いに満たし、ルール作りへの協力を得るための、何よりの成功体験となります。

 

ステップ4：【資産化】過去の“失敗談”を未来の“教訓”に変える

 

完璧な会社などありません。どんな会社にも、過去のクレームやヒヤリとした失敗談があるはずです。それを「恥」として隠すのではなく、未来の事故を防ぐための「教訓」として資産に変えましょう。

これはぜひ、社長自身の失敗談から話してみてください。

「昔、わしが営業しとった頃、注文数を一桁間違えて、とんでもない迷惑をかけたことがあってのう…」

社長が心を開けば、社員も「実は私も…」と話しやすくなります。そして、その失敗談の中から、「〇〇の注文を受ける時は、必ず復唱して確認する」といった、血の通ったルールが生まれてくるのです。

 

ステップ5：【共有と更新】ルールは“作る”ものではなく“育てる”もの

 

さあ、ここまでで数ページの未来設計図が出来上がったはずです。しかし、絶対に立派なファイルに綴じて、書棚にしまってはいけません。それでは、誰も見ない「置物」になってしまいます。

一番良い方法は、事務所や工場の、誰もが毎日目にする壁に貼りだすことです。そして、「もっと良い方法を思いついたら、いつでも誰でも赤ペンで書き換えてOK！」という新しいルールを付け加えるのです。

そして、月に一度でいいので、お昼の時間に15分だけ「未来設計図・作戦会議」を開きましょう。みんなで壁のルールを見ながら、「最近、ここはこう変えたほうがええかもね」と話し合う。

ルールは、作るのがゴールではありません。会社の成長に合わせて、社員みんなで「育てていく」ものなのです。

 

【まとめ】ルールブックは、社長と社員の想いを繋ぐ“絆”である

 

ここまでお読みいただき、ありがとうございます。

会社のルールブック作りとは、決して堅苦しい作業ではありません。

それは、先代から受け継いだ会社の歴史と、これから入ってくる未来の社員を繋ぐ、大切な作業です。

それは、社長が一人で抱え込んでいる会社の重圧を、社員という心強い仲間たちと分かち合うための、最強のコミュニケーションツールです。

「わが社の宝は何か？」

「どうすれば、もっとお客様に喜んでもらえるか？」

「どうすれば、もっとみんなが働きやすくなるか？」

その答えを探す旅こそが、ルールブック作りなのです。

さあ、あなたの会社の未来設計図。その最初の1ページを、明日、誰と一緒に描いてみますか？

一番のベテラン社員さんの顔が、思い浮かんだのではないでしょうか。

とはいえ、最初の一歩を踏み出すには、やはり勇気がいるもの。「専門家に一度、相談してみたい」「うちの会社の場合は、どこから手をつけるのが一番効果的なのか知りたい」。そう思われた社長様も、いらっしゃるかもしれません。

会社のルール作りでお悩みの経営者様へ。当社の『もう一人の経理部長プラン』なら、そのお悩みを解決できます。まずはHPをご覧ください。

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筆者プロフィール

檜和田 知之（ひわだ ともゆき）

27年間の経理・業務改善経験を持つ、中小企業の資金繰りのプロ。元経理部長としての知見を活かし、広島・呉の中小企業に寄り添い、共に汗をかく伴走型のコンサルティングを提供している。「社長の孤独に寄り添い、もう一人の経理部長として会社の未来を共に創る」を信条とする。