【まだ手作業？】古いシステム入れ替えの注意点｜ベテラン社員を味方にする3つのステップ

あなたの会社の「当たり前」、10年後も通用しますか？

 

「利益は出とるはずなのに、なんで金が残らんのじゃ…」 「いつまで手書きとFAXでやり取りせんといけんのんじゃろうか…」

社長、こんな風に一人で頭を抱えていませんか？その焦り、そして誰にも言えない孤独感、会社員として27年間、様々な会社の数字と現場を見てきた私には、痛いほどよくわかります。
 

こんにちは。広島で中小企業の経営改善を伴走支援しております、ワイズビズサポートナビ代表の檜和田です。

もし今、あなたの会社で「ウチは昔からこのやり方だから」「今のままでも、なんとか回っているし…」という空気が流れているとしたら、それは非常に危険なサインかもしれません。
 

古いシステムの放置は、気づかぬうちに会社の体力と未来を蝕む「静かなる病」。しかし、ご安心ください。正しい手順で、正しいアプローチさえすれば、変化を恐れるベテラン社員こそが、社長の最も頼もしい味方に変わるのです。

この記事では、よくあるシステム導入の難しい話や、夢物語のような成功事例をお話しするつもりはありません。
 

27年間、広島の中小企業の現場で、社長や社員さんたちと一緒になって汗を流してきた元経理部長だからこそ語れる、「ベテラン社員を本気で巻き込み、会社を本当に変えるための、泥臭くてリアルな方法」を、具体的にお伝えしていきます。

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第1章：「ウチにはまだ早い」が一番危ない！古いシステムが会社を蝕む3つの病巣

 

「システムを入れ替えるったって、金もかかるし、社員が使いこなせるか分からん。ウチみたいな小さな会社にはまだ早いよ」

そう思われる社長の気持ち、よく分かります。しかし、その「先延ばし」が、会社の最も大切な経営資源である「お金」「人材」「時間」を、静かに、しかし確実に奪い続けているとしたら…？

まずは、その恐ろしい現実から目をそらさずに見ていきましょう。

 

病巣1：見えない「出血」（お金の問題）

 

古いシステムの最大の罪は、会社の「お金の流れ」を不透明にしてしまうことです。

• どんぶり勘定の常態化: 長年の勘と経験で商売が成り立ってきた社長ほど、「どの商品が本当に儲かっていて、どの取引先が赤字スレスレなのか」を正確に把握できていません。これでは、闇雲にアクセルを踏んでいるようなもので、非常に危険です。
   

• コストの垂れ流し: 手書きの伝票、FAXの送受信、Excelへの二重入力…一つ一つは小さな作業でも、会社全体で見れば膨大な人件費の無駄です。毎日、社員の貴重な給料を「付加価値を生まない作業」に払い続けているのと同じことなのです。
   

実際に、ある調査によれば、日本の中小企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しないことによる経済的な損失は、年間で数十兆円にのぼるとも言われています。これは、決して大企業だけの話ではありません。

 

病巣2：迫りくる「無人島化」（人の問題）

 

「この仕事は、ウチの〇〇さん（ベテラン）がおらんかったら、誰にも分からんのよ」

社長、その言葉を「誇り」に思っていませんか？それは、事業承継における最大のリスクです。

• 業務の属人化: 特定のベテラン社員の頭の中にしかないノウハウや顧客情報。 もしその方が、明日突然、病気で倒れたり、退職してしまったりしたら…会社の機能が停止するリスクを常に抱えているのです。
   

• 若手が定着しない: 今の若い世代は、生まれた時からデジタルが当たり前の環境で育っています。彼らが、手書きやFAXが中心の職場環境を見て、「この会社に未来はない」と感じてしまうのは当然のこと。 成長意欲のある優秀な人材ほど、早々に見切りをつけて辞めていってしまいます。
   

私自身、前職で経理部長をしていた時、ベテラン担当者の急な退職で引き継ぎがうまくいかず、会社の経理が一時的にパニックに陥った苦い経験があります。あの時の「もっと早く手を打っておけば…」という後悔は、今でも忘れられません。

 

病巣3：奪われる「未来」（時間の問題）

 

そして何より深刻なのが、社長自身の「時間」が奪われていることです。

• 社長が雑務に追われる本末転倒: 本来、社長の仕事は「会社の未来を創る」ことのはず。それなのに、日々の伝票整理やExcelへの転記作業に追われていては、新しい事業の構想を練ったり、重要な経営判断を下したりする時間がなくなってしまいます。
   

• 経営判断の遅れ: リアルタイムで会社の数字を把握できないため、意思決定がどうしても「勘」と「経験」頼りになります。時代の変化が激しい現代において、この「スピード感の欠如」は致命的です。
   

【例えば、こんな話がありました…（架空の事例）】

広島市で人気の佃煮を製造している「タナカフーズ」さん。先代からの味を守り、売上は決して悪くない。しかし、なぜか月末になるといつも資金繰りが厳しくなるのが悩みでした。
 

原因を調べてみると、受注管理がすべて電話と手書きのメモ、在庫管理はベテラン社員の「勘」に頼っていたため、人気商品の欠品による「機会損失」と、売れ残り商品の「過剰在庫」が慢性的に発生していたのです。古いやり方が、知らないうちに儲けのチャンスを奪い、無駄なコストを生んでいたのですね。
 

いかがでしょうか。このように、古いシステムの放置は、静かに、しかし確実に会社の体力を蝕んでいくのです。「まだ大丈夫」が、一番危ないのです。

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第2章：「どうせウチの社員は…」は社長の思い込み！ベテラン社員が最強の味方になる、魔法の3ステップ

 

「理屈は分かった。でも、檜和田さん、ウチのベテラン社員は頑固で、新しいことには絶対に抵抗するんよ…」
 

そうですよね。システム入れ替えがうまくいかない最大の原因、それはシステムの性能ではなく、「人」、特に会社の歴史を支えてきたベテラン社員の抵抗にあることがほとんどです。
 

しかし、ここで「どうせウチの社員は…」と諦めてしまうのは、あまりにもったいない。なぜなら、彼らこそ会社の宝であり、やり方次第で社長の最も頼もしい「味方」に変わるからです。
 

何を隠そう、私自身が会社員時代、良かれと思って導入した新しい管理システムを、現場のベテラン職長に「こんな面倒なこと、やってられるか！」と書類を突き返された、苦い失敗経験があります。
 

数字の上では完璧なはずの計画が、現場で働く人たちのプライドや長年の勘を無視したがために、全く機能しなかったのです。 あの時の悔しさと無力感が、「机上の空論では会社は1ミリも動かない」という、今の私の原点になっています。
 

その失敗から学んだ、ベテラン社員を「抵抗勢力」から「推進派」に変えるための、魔法の3ステップをお伝えします。

 

ステップ1：敵を知る（徹底的なヒアリング）

 

まず、絶対にやってはいけないのが、いきなり「会社のために、新しいシステムを導入します！」と宣言すること。
 

社長がまずやるべきは、「反対勢力」と決めつけているベテラン社員の元へ行き、徹底的に話を聞くことです。この時、「システム」という言葉は一切口にしてはいけません。

「〇〇さん、いつもありがとう。ところで、毎日の仕事で『ここが面倒くさい』とか『もっとこうなったら楽なのに』って思うこと、何かありますか？」
 

ポイントは、「教えを乞う」姿勢です。彼らは、誰よりも今の仕事のやり方の問題点を分かっています。その不満や非効率さを、彼ら自身の言葉で吐き出してもらうのです。これが、すべての始まりです。

 

ステップ2：仲間になる（小さな成功体験の共有）

 

ヒアリングで出てきた不満の中から、新しいツールを使えば、ごく簡単に解決できるものを一つだけ選びます。例えば、「毎日、手書きの報告書をFAXするのが面倒」という声があったなら、スマホで写真を撮って送るだけの簡単なアプリを試してみるのです。
 

ここでの殺し文句は、「社長がやれと言ったから」ではなく、「〇〇さんの仕事が、少しでも楽になると思って」です。
 

「監督、これなら事務所に戻らなくても報告が終わりますよ」 「〇〇さん、このツールを使えば、請求書の宛名を手で書く手間がなくなります」
 

ほんの小さなことで構いません。「新しいやり方＝面倒」という思い込みを、「新しいやり方＝自分が楽になる」という小さな成功体験で上書きしていくのです。この小さな成功体験の積み重ねが、彼らの心の壁を少しずつ溶かしていきます。

 

ステップ3：未来を見せる（会社の言葉で語る）

 

小さな成功体験で土壌ができてきたら、いよいよ未来の話をします。

ただし、ここでも「DX」や「クラウド」といった、意味の分からない横文字を使うのは絶対にNGです。社長が語るべきは、彼らの言葉、会社の言葉で翻訳した未来のビジョンです。
 

「〇〇さん（ベテラン）が長年培ってきた経験と勘は、ウチの会社の最高の財産です。でも、このままだと、〇〇さんがいなくなったら、その財産は消えてなくなってしまう。それが悔しいんです」
 

「この新しい仕組みは、その〇〇さんの“頭の中”にある財産を、会社の公式な『資産』として、10年後、20年後も残していくためのものなんです」

「面倒な手作業がなくなれば、〇〇さんにしかできない、若い奴らへの技術指導や、本当に大事な品質のチェックにもっと時間を使ってもらえます。会社として、そっちの方が何倍もありがたいんです」
 

これは、彼らの仕事を奪うものではなく、彼らの価値を、プライドを、未来永劫会社に残すためのプロジェクトなのだと伝えるのです。
 

【例えば、こんな話がありました…（架空の事例）】

呉市の小さな建設会社「ヒロシマ建設」さん。60代のベテラン現場監督は、図面のやり取りはずっとFAX、日報は手書きに固執していました。二代目の社長は、まず監督が毎日面倒くさそうに書いていた業務報告に着目。「監督、スマホで現場の写真撮って、一言コメントつけて送るだけで日報になるアプリがあるんですけど、一回試してみませんか？」と声をかけました。
 

最初は渋っていた監督も、「これなら事務所に戻る手間が省ける」と少しずつ使い始めました。そしてある日、監督がポツリと「この写真、去年のあの現場のやつ、すぐ出てこんかのう？」と呟いたのです。社長は「監督、それです！僕がやりたいのは、監督のそのすごい記憶を、会社の皆が使えるデータにすることなんです！」と伝えました。
 

あの瞬間、監督の目が「面倒くさい」から「それなら、悪くないな」に変わったのを、社長は見逃しませんでした。

いかがでしょうか。「変えよう」とするから抵抗されるのです。「あなたの仕事が、もっと楽に、もっと価値あるものになるんですよ」と伝えれば、どんなベテラン社員も、きっと耳を傾けてくれるはずです。

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第3章：業者にカモられるな！広島の中小企業が本当に頼るべきパートナーの見つけ方

 

社員の協力体制が整ったら、いよいよ具体的なシステム導入の検討に入ります。しかし、ここにも大きな落とし穴が潜んでいます。それは、「システム業者選び」です。

言われるがままに高機能なシステムを導入してしまい、

• 機能が多すぎて全く使いこなせない「宝の持ち腐れ」状態に…

• 初期費用は安かったのに、次から次へと追加費用を請求される「安物買いの銭失い」に…

• 導入したら業者の対応が急に悪くなり、結局誰も使わなくなる「売りっぱなし」地獄に…

こんな失敗は、枚挙ににいとまがありません。
 

覚えておいてください。社長が探すべきなのは、「すごいシステムを売ってくれる会社」ではありません。「あなたの会社の未来を、社長と一緒になって真剣に考えてくれるパートナー」です。

では、そんな理想のパートナーを、どうやって見極めればいいのでしょうか？ システム会社の営業担当者に、次の3つの質問をぶつけてみてください。

 

質問1：「うちの業界のこと、分かりますか？」

 

あなたの会社の業界特有の商習慣や専門用語、悩みを、ゼロから説明しなくても理解してくれる相手でしょうか？ 「建設業なら、こういう原価管理の悩みがありますよね」「食品加工業だと、この時期の仕入れが大変ですよね」といったように、現場の解像度が高い相手かどうかを見極めてください。話が通じない相手と、会社の未来は創れません。

 

質問2：「補助金の話、できますか？」

 

「いいシステムですよ。費用はこれだけかかります」で終わる営業担当者は三流です。一流のパートナーは、必ず資金面での相談に乗ってくれます。特に、中小企業が活用できる**「IT導入補助金」などの制度に詳しく、「社長、このシステムなら補助金が使えるので、実質負担はこれだけで済みますよ」**と、具体的な資金計画まで提案してくれるはずです。 その知識と提案力があるかどうかは、非常に重要な判断基準です。

 

質問3：「社長の“想い”を聞かせてください、と言ってくれますか？」

 

これが最も大切な質問かもしれません。

システムのスペックや機能の話ばかりしてくる相手ではなく、「社長は、この会社を5年後、10年後、どういう姿にしていきたいですか？」と、あなたのビジョンや”想い”に興味を示してくれるでしょうか？
 

システムは、あくまでも社長の想いを実現するための「道具」にすぎません。その大前提を理解し、経営のパートナーとして寄り添う姿勢があるかどうか。その担当者の「目」を見て、しっかりと見極めてください。
 

【例えば、こんな話がありました…（架空の事例）】

ある卸売業の社長は、最初、テレビCMでよく見るような全国規模の大手ITベンダーと商談を進めていました。しかし、出てくるのは立派なカタログと難しい専門用語ばかりで、話が全く噛み合わず途方に暮れていたそうです。
 

そんな時、知人から紹介された地元の経営コンサルタントに相談したところ、開口一番こう言われたそうです。「立派なシステムの話は一旦置いておきましょう。まずは、社長が何に一番困っていて、本当はどうなりたいのか、という”想い”の部分を聞かせてください」と。
 

そして、ひとしきり話を聞いた後、「社長のやりたいことなら、この国の補助金を使えば、自己負担これだけで実現できますよ」と、具体的な資金計画までその場で提示してくれたのです。社長は、その瞬間に「この人になら、会社の未来を任せられる」と確信したそうです。
 

システム導入は「大きな買い物」ではありません。会社の未来を左右する「重要な経営判断」であり、「パートナー選び」なのです。ぜひ、この3つの質問を武器に、後悔のない選択をしてください。

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まとめ：最初の一歩は、システム導入ではなく「相談」から

 

ここまで、古いシステムを放置するリスクから、ベテラン社員を巻き込む具体的なステップ、そして信頼できるパートナーの選び方まで、お話ししてきました。

• 古いシステムの放置は、お金・人・時間を奪う「静かなる病」であること。

• ベテラン社員は、敵ではなく、やり方次第で最強の「味方」になること。

• 業者選びは、「何を」買うかではなく、「誰と」未来を創るかが重要であること。

これだけは、ぜひ覚えておいてください。
 

「よし、やるぞ！」と思われた社長も、一方で「とはいえ、何から手をつければいいのやら…」 と、新たな一歩の前で足がすくむ思いかもしれません。

その重圧、その孤独感、痛いほどわかります。 ですが、もう社長が一人ですべてを背負う必要はありません。
 

ワイズビズサポートナビの「初回30分・無料相談」では、難しいITの話は一切しません。

まずは、社長が今抱えている悩みや不安、そして「本当はこうなりたいんだ」という想いを、ただただ私に聞かせてください。
 

その上で、27年間の現場経験で培ったプロの視点から、あなたの会社の「見えないお金の漏れ」に繋がる課題を最低でも一つ以上発見し、明日からでも取り組める具体的な改善策をご提案することをお約束します。

古いシステムからの脱却でお悩みの経営者様へ。当社の『もう一人の経理部長プラン』なら、そのお悩みを解決できます。まずはHPをご覧ください。
 

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筆者プロフィール
 

檜和田 知之（ひわだ ともゆき）

ワイズビズサポートナビ代表。広島で27年間、製造業、建設業、小売業など7業種の中小企業で経理部長や管理部門の統括を歴任。 机上の空論ではなく、現場の言葉で社長に寄り添う「伴走者」として、資金繰り改善や業務効率化を支援。 トラック運送業では、どんぶり勘定だった車両ごとの収支を3ヶ月で可視化。 建設会社では、原価管理の仕組みを整え、利益率を5%改善した実績を持つ。 その経験から、社長の「なぜ金が残らない？」という悔しさが痛いほど分かる、中小企業の資金繰りのプロ。