瀬戸内の水産加工業者向け｜月20時間の経理作業を半減させた手順と実例

瀬戸内の水産加工業者が抱える経理業務の課題を解決し、実際に月20時間の作業を半減させた具体的な手順をご紹介します。呉市・広島市の導入事例を基に、確実に効果を出せる方法をお伝えします。
 

 1. 水産加工業の経理業務における課題
 

 1-1. 経理担当者の悲鳴：人手不足と経理負担の実態
 

「在庫管理と経理作業の両立が難しい」「賞味期限管理と会計処理の二重入力で時間が取られる」―これは、広島市・呉市の水産加工業者からよく聞かれる声です。特に従業員30名以下の企業では、経理担当者が在庫管理や品質管理も兼務していることが多く、業務が慢性的に追いつかない状況が続いています。
 

1-2. 在庫管理と経理の二重入力による無駄
 

水産加工業特有の課題として、在庫管理と経理システムの不連携があります。多くの企業では：
- 在庫数の確認に毎日2時間以上
- 仕入れデータの転記に週3時間
- 在庫と経理の照合に月8時間
といった時間を費やしています。
 

 1-3. 賞味期限管理と会計処理の非連動が引き起こす問題

 

賞味期限管理は水産加工業にとって重要な業務ですが、会計処理との連動ができていないために：
- 廃棄ロスの会計処理が後手に回る
- 在庫評価額の算出に時間がかかる
- 原価計算が実態と合わない
といった問題が発生しています。
 

 1-4. HACCPと経理記録の両立における課題
 

HACCP対応の品質管理記録と経理処理の両立も大きな課題です。記録の保管方法が異なり、必要な情報の検索に時間がかかっているケースが多く見られます。
 

2. 経理効率化で得られる具体的なメリット

 2-1. 毎月の経理作業が20時間から8時間へ
 

当社が支援した広島市のD水産様の事例では、経理作業の時間が大幅に削減されました：
 

- 日次の在庫確認：2時間 → 15分
- 仕入れデータ入力：3時間 → 30分
- 月次決算作業：45時間 → 12時間
 

 2-2. 月20万円の廃棄ロスがゼロに（D水産様事例）
 

在庫管理のデジタル化により、具体的に以下の改善が実現しました：
 

- 賞味期限切れによる廃棄が月平均20万円から実質ゼロに
- 在庫の適正化により保管コストを40%削減
- 発注の最適化で仕入れコストを15%削減
 

 2-3. リアルタイム在庫把握による資金繰り改善効果

 

クラウドシステムの導入により、リアルタイムでの在庫状況把握が可能になりました：
 

- 在庫金額の可視化による余剰在庫の70%削減
- 適正在庫維持による運転資金の30%削減
- 季節商品の在庫調整による資金効率20%向上
 

 2-4. 経費削減と業務効率化の相乗効果

 

システム導入後、以下の相乗効果が現れています：
- 粗利率が15%から23%に向上
- 残業時間の月平均30時間削減
- 経理担当者の本来業務（経営分析等）の時間確保
 

3. 広島市D水産様の具体的な改善事例
 

 3-1. 導入前の状況と課題
 

D水産様（従業員18名）は、以下の課題を抱えていました：
 

- 在庫確認に毎日2時間以上が必要
- 品質記録の作成に毎日3時間を要する
- 経理作業に月45時間を費やす
- 賞味期限切れによる廃棄が月20万円発生
 

 3-2. 改善プロセスの詳細
 

改善は以下の手順で実施されました：
 

1. **原料在庫デジタル管理の導入**
   - バーコード管理システムの導入
   - 入出庫の自動記録化
   - 賞味期限のデジタル管理
 

2. **製造工程の見える化**

   - 製造ロット単位での原価管理
   - 歩留まり管理のデジタル化
   - リアルタイムでの生産進捗管理
 

3. **品質管理のデジタル化**

   - HACCP対応の記録システム導入
   - 温度管理データの自動記録
   - 品質チェックリストのデジタル化
 

 3-3. 実現した具体的な効果
 

導入後3ヶ月で以下の効果が現れました：
 

**作業時間の削減**
- 在庫確認：毎日2時間→15分
- 品質記録：毎日3時間→30分
- 経理作業：月45時間→12時間
 

**収益改善**

- 原料ロス：70%削減
- 生産性：30%向上
- 粗利率：15%→23%
 

**導入コストと回収期間**
- 初期費用：75万円
- 月額費用：3.5万円
- 投資回収：3ヶ月

※補助金活用で実質負担1/2の可能性あり
 

 4. 経理効率化の具体的な手順と期間
 

 4-1. Step1：現状分析と課題の可視化（2週間）
 

**業務フローの棚卸し**
- 現在の作業時間の計測
- 手作業での転記箇所の特定
- 重複作業の洗い出し
 

**非効率な作業の特定**
- 日次作業：在庫確認、仕入入力
- 週次作業：発注業務、支払処理
- 月次作業：棚卸、原価計算

 

**改善効果の試算**
- 想定される工数削減効果
- 予測される経費削減額
- 必要な初期投資と運用コスト
 

 4-2. Step2：クラウド会計の導入準備（2週間）
 

**システム選定**
- クラウド会計ソフトの比較検討
- 在庫管理システムとの連携確認
- HACCPへの対応状況確認
 

**初期設定**
- 勘定科目体系の整備
- 取引先データの移行
- 在庫商品のマスタ作成
 

**データ移行計画**
- 過去データの移行範囲決定
- 移行スケジュールの策定
- バックアップ体制の構築
 

4-3. Step3：在庫管理システムとの連携（2週間）
 

**システム連携の設定**
- 在庫データの自動連携設定
- 仕入・売上データの連動確認
- 賞味期限管理の自動化設定
 

**運用ルールの策定**
- 入出庫処理の手順書作成
- 在庫確認の実施ルール
- 異常値検知時の対応フロー
 

**テスト運用**
- 一部商品での試験運用
- データ連携の正確性確認
- 運用手順の最適化
 

 4-4. Step4：運用定着とフォロー（1ヶ月）
 

**従業員研修**
- 基本操作の実践研修
- よくあるトラブルの対処法
- 運用ルールの周知徹底
 

**運用サポート**
- 毎日のオンラインチェック
- 週1回の運用状況確認
- 随時の問い合わせ対応
 

**効果測定**
- 作業時間の削減効果測定
- 在庫精度の向上確認
- 経費削減効果の算出
 

5. 導入時の注意点と具体的な解決策
 

 5-1. よくある課題とその対策
 

**データ移行時のトラブル防止**
- 移行前の徹底的なデータクリーニング
- 商品マスタの整理（30分/100アイテム）
- 取引先コードの統一（2時間程度）
 

**在庫金額の差異への対応**
- 期首在庫の実地棚卸による確認
- システム移行時の在庫評価方法の統一
- 差異発生時の調整ルール策定
 

**税理士提出用データの対応**
- 事前に税理士との連携方法を確認
- データエクスポート手順の確立
- 仕訳ルールの統一化
 

 5-2. 税理士との効果的な連携方法
 

**事前準備のポイント**
- 導入前の相談と合意形成
- デジタルデータでの提出方法確認
- 月次処理スケジュールの調整
 

**運用ルールの確立**
- 仕訳パターンの標準化
- 証憑書類の保管ルール設定
- 月次確認体制の構築
 

 5-3. スムーズな従業員教育のポイント
 

**段階的な教育プログラム**
1. 基本操作の習得（2時間）
2. 日次業務の実践（1週間）
3. 月次業務の習得（1ヶ月）
 

**トラブル防止策**
- 操作マニュアルの整備
- よくあるミスの事例集作成
- ヘルプデスク体制の確立
 

5-4. システムトラブル時の対応手順
 

**緊急時の対応フロー**
1. 状況の切り分け（15分以内）
2. 一時対応策の実施（30分以内）
3. 根本解決策の実施（24時間以内）
 

**バックアップ体制**
- データの自動バックアップ設定
- 手作業での記録方法の準備
- 復旧手順の明確化
 

 6. 活用できる補助金と支援制度
 

 6-1. IT導入補助金の活用ステップ
 

**対象となるシステム費用**

- クラウド会計システム導入：30-50万円
- 在庫管理システム導入：20-40万円
- データ連携ツール：10-20万円
※補助率最大1/2
 

**申請から交付までの流れ**
1. IT導入支援事業者の選定（1週間）
2. 交付申請の準備（2週間）
3. 申請書類の提出（1週間）
4. 交付決定（1-2ヶ月）
5. 事業実施・実績報告（3ヶ月以内）
 

 6-2. 広島県・呉市の中小企業支援制度
 

**広島県のDX促進補助金**
- 補助上限：100万円
- 補助率：2/3
- 特徴：県内IT事業者との連携が条件
 

**呉市の経営革新補助金**
- 補助上限：50万円
- 補助率：1/2
- 特徴：経営革新計画の承認が必要
 

 6-3. 申請から採択までの具体的手順
 

**申請準備（2週間）**
1. 現状分析資料の作成
2. 導入計画書の策定
3. 収支計画の立案
4. 見積書の取得

 

**申請書類の作成ポイント**
- 具体的な数値目標の設定
- 実現可能な導入スケジュール
- 明確な費用対効果の提示
 

### 6-4. 申請時の注意点と対策

 

**よくある不採択理由と対策**
- 効果が具体的でない
→数値目標を明確に設定
- 計画が現実的でない
→段階的な導入計画の提示
- 費用対効果が不明確
→投資回収計画の詳細化
 

**審査のポイント**

1. 経営課題の明確性
2. 導入効果の具体性
3. 実施計画の実現可能性
4. 費用の妥当性

 

 7. 経理効率化成功のポイントと次のステップ
 

### 7-1. 成功企業に共通する3つの特徴

**1. 段階的な導入アプローチ**
- 2週間単位での小さな成功体験
- 効果の見える化と共有
- 従業員の不安解消を重視
 

**2. 経営者の明確なコミットメント**
- 導入目的の明確化
- 投資対効果の事前把握
- 社内への丁寧な説明
 

**3. 実務担当者のモチベーション管理**
- 作業時間の削減効果の共有
- 新しい役割の明確化
- スキルアップ機会の提供
 

 7-2. 段階的な導入の重要性
 

**推奨する導入ステップ（全体3ヶ月）**

1. まずは経理のデジタル化（1ヶ月目）
   - 請求書の電子化
   - 銀行明細の自動取込
   - 経費精算のデジタル化

 

2. 在庫管理との連携（2ヶ月目）
   - バーコード管理の導入
   - 在庫データの自動連携
   - 発注の自動化
 

3. 経営分析の開始（3ヶ月目）
   - リアルタイムでの損益把握
   - キャッシュフロー予測
   - 経営判断の迅速化
 

### 7-3. 具体的な第一歩の進め方
 

**まずは無料診断から（所要時間30分）**
- 現状の課題整理
- 改善効果の試算
- 具体的な導入プランの提案
 

**初期費用を抑える工夫**
- 補助金の活用
- 段階的な機能導入
- 試験運用期間の設定
 

 7-4. 無料相談での具体的な確認ポイント
 

**ヒアリング項目**
1. 現在の業務フローと課題
2. 期待する改善効果
3. 投資可能な予算規模
4. 導入までの希望スケジュール
 

**その場で確認できること**
- 概算の費用対効果
- 利用可能な補助金
- 具体的な導入スケジュール
- 想定される課題と対策
 

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